Даже после появления социальных СМИ и массовой популяризации общения текстовыми сообщениями, электронная почта остается способом коммуникации, которая преобладает в сфере профессиональных отношений. Это возможность давать поручения, сообщать об увольнениях, и более того, не находясь лицом к лицу с потребителями, многие компании используют электронной почту как инструмент производительности бизнеса. Однако бывают случаи, когда профессионализм выходит за рамки принятого и о правилах этикета просто забывают. Сегодня я ознакомлю Вас с 27 правилами этикета при обмене почтовыми сообщениями для деловых людей.
1. Приветствие и прощание
Я никогда не начинаю письмо в электронной почте непосредственно с содержания. Электронная почта всегда начинается с имени получателя или звукового введения. В начале письма следует обратиться к получателю по имени (например, Здравствуйте, Петр Иванович), этим Вы дадите понять, к кому именно Вы обращаетесь. Когда Вы заканчиваете свое письмо, обязательно говорите «Спасибо», «До свидания», чтобы показать уважение к собеседнику.
2. Правильное время для звонков
Не все переговоры проходят по электронной почте. Как только в разговоре упоминаются какие-то специфические детали, в дело приходит телефонный разговор. Именно он поможет предотвратить недоразумения и даже ускорить процесс Ваших дел. Особенно важно переходит на общение по телефону, если встреча, запланированная по электронной почте, отменяется.
3. Пунктуация
Профессионализм также включает в себя элементарные правила пунктуации. В обычной почтовой переписке в 95% письма Вы должны использовать точки и вопросительные знаки. Восклицательные знаки оставьте на случай, если Ваш разговор более дружеский и Вы лично знакомы с собеседником.
4. Время идет
Если речь идет о ведении бизнеса, никогда не заставляйте получателя ждать Вашего ответа больше чем 2 дня. Ожидание электронного ответа, также как и телефонного звонка, может препятствовать ведению Ваших дел. В конце концов, именно поэтому Вы используете электронную почту, а не почтовые письма, которые нужно ждать неделями.
5. Пишите грамотно
В деловой переписке грамматика и правописание должны быть двумя дополняющими друг друга правилами. Даже при том, что главное в письме – это его содержание, будьте уверены, грамотно построенное письмо убедит Вашего собеседника, что Вы ведете дела серьезно и ответственно. У большинства сервисов электронной почты есть свои настройки правописания и проверки грамматики. Не забывайте о них!
6. Учитывайте культуру компании
Давайте будем честны – несмотря на то, что грамматика и характер письма должны быть на профессиональном уровне, мы все равно должны брать во внимание саму компанию, с которой связываемся. Электронные письма о деловых вопросах между более простыми компаниями будут, конечно, отличаться от, скажем, писем в Администрацию президента. Следя за правильностью написания электронного письма, не забывайте проявлять также дружелюбные флюиды.
7. Сформируйте идеальную тему сообщения
Первое, что видит получатель письма – это тема сообщения. Откровенно говоря, прежде чем прочитать само письмо, многие компании определяют важность его согласно теме сообщения. Удостоверьтесь, что Вы не употребили прописных букв в теме письма, а составили его кратко и по существу.
8. Избегайте массовой рассылки ответов
Ничто не смущает больше, чем отправка массового ответа на электронное письмо, которое предназначено лишь для конкретного собеседника. Это – результат переписки, начатой одновременно со многими получателями. Отвечая, у Вас будет выбор функция «Ответить» лишь одному конкретному собеседнику, или «Ответить всем» — функция, которая отправит Ваше сообщение сразу всем собеседникам. Будьте бдительны и перед отправкой проверяйте все.
9. Сохраняйте приватность
Возможны ситуации, когда Вам необходимо будет отправить одно письмо сразу многим получателям, которые могут быть не знакомы друг с другом. В таком случаи Вам нужно позаботиться о том, чтобы в строке «Получатель» не было показано адресов других получателей. Для этого используйте специальную функцию «слепая копия», чтобы предотвратить возможные недоразумения.
10. Добавьте подпись
В отличие от приветствия и прощания, подпись в электронном письме может добавляться автоматически. Достаточно только включить данную функцию. Добавьте в подпись немного информации о себе и контакты. Это действительно помогает собеседнику узнать о Вас больше и поможет связаться с Вами в будущем.
11. Позаботьтесь об автоответчике
Несколько раз в год, когда я нахожусь в отпуске или на отдыхе, и вдалеке от своей электронной почты. Как упоминалось в пункте 4 оставлять без ответа Ваши электронные письма абсолютно невежливо. В таком случаи есть один выход – это «Автоответчик». Я включаю его, чтобы люди в мое отсутствие знали, что я не нахожусь на рабочем месте и смогу ответить, когда вернусь.
Читайте также на www.Ivetta.ua — Как Сохранить Высокий Уровень Обслуживания Клиентов
12. Аккуратнее выбирайте ссылки
Хакеры нашли новый способ распространение вирусов и вредоносного программного обеспечения к приложениям и ссылкам. Отправляя электронные письма, Вы должны гарантировать, что переходы по ссылкам и прикрепленные файлы абсолютно безопасны. Кроме того, старайтесь избегать многочисленных переходов по сообщениям и никогда не пересылайте ничего от неизвестных отправителей.
13. Краткость – сестра таланта
Многие деловые люди настолько заняты, что читать длинные письма у них просто не хватает времени. Поэтому, отправляя электронные письма и ведя переписку, сохраняйте содержание предыдущих писем, чтобы получатель мог быстро вспомнить, о чем Вы разговаривали прежде и также быстро ответить Вам.
14. Поиск работы: резюме и сопроводительное письмо
При поисках работы, этикет электронной переписки также имеет большой значение. Присылая письма потенциальным работодателям, убедитесь, что Вы добавили резюме и сопроводительное письмо. Как правило, они должны прилагаться в обязательном порядке.
15. Всегда интересуйтесь, прежде чем прикреплять файлы
Причина, по которой многим компаниям не нравятся прикрепленные файлы – это то, что они занимают много места. А, как известно, компании платят за это, и места для хранения файлов и информации у них ограниченное. Так что, прежде чем прикреплять большие файлы и документы, всегда спрашивайте разрешения у получателя.
16. Когда ирония имеет место быть?
Ирония – популярная форма комедии, характерна для большинства людей. Однако в деловой переписке, стоит избегать ее. Ирония в любой письменной форме может быть неправильно разъяснена получателем, и в худшем случаи может быть воспринята в качестве агрессии. Избегайте иронии в электронных письмах, отправляемых Вашей компанией.
17. Правильный шрифт
Электронная почта компании – это не презентация Вашего школьного проекта в PowerPoint. Оставьте необычные шрифты на любой другой случай. Мало того, что это считается абсолютно непрофессиональным, в некоторых компаниях эти шрифты могут быть и вовсе нечитабельны.
Шрифты для профессионального использования:
- Times New Roman
- Georgia
- Veranda
- Arial
- Book Antiqua
- Calibri
18. Используйте файлы, доступны для всех пользователей
Неизвестные типы файлов могут доставить трудность в прочтении отправленных Вами файлов. Форматы файлов, доступны для всех пользователей ПК – это документы в формате PDF, .doc, .txt или .jpeg. Именно эти типы файлов обычно доступны для большинства операционных систем.
19. Разделяйте работу и личную жизнь
Использовать электронную почту компании для рассылки писем друзьям и родственникам – совсем не мудрое решение. Она предназначена лишь для переписки с коллегами и деловыми партнерами. Причины для этого две: этим Вы поддерживаете профессиональное предназначение своего почтового ящика и не расстраиваете попусту свободную память для хранения писем.
20. Убедитесь, все ли в порядке с Вашей электронной почтой
Если вдруг Вы не получили ответ от партнера, возможно причина в их занятости. Вопрос в том, получили ли они Ваше сообщение. Подождите неделю-полторы, если конечно позволяет время, и отправьте повторное письмо или перезвоните лично.
21. Излагайте свои мысли четко
Когда у получателя остается всего минута свободного времени на прочтение Вашего письма, Вы должны составить свое сообщение кратко и по существу. Вначале письма сообщите вкратце, что именно Вы хотели бы сообщить своему собеседнику или написать главные вопросы, на которые Вы бы хотели получить ответ. А далее Вы можете более подробно описать содержание своего электронного письма.
22. Подключите электронную почту к мобильному телефону
Чтобы предотвратить долгое ожидание ответа для Ваших отправителей, подключите свою электронную почту к мобильному телефону. Благодаря этому Вы сможете в любое время получать письма и отвечать на них вовремя. В большинстве смартфонов можно без проблем установить такую функцию.
23. Сокращения в письмах
Возможно, для новых знакомых какие-либо сокращения в письмах могут быть абсолютно непонятными. Но для коллег Вашей компании – это может стать отличным помощником. Например, сокращение «ОНН» («Ответ не нужен») позволит Вашим коллегам понять, какое сообщение является более важным, а какое менее и даже не требует на него ответа.
24. Оповещение
Очень легко забыть о встрече, о которой было договорено по электронной почте. У большинства почтовых клиентов нет функции «Оповещение». Это значит, что эта ответственность лежит на Ваших плечах (создание специальных оповещений о встречах и т.д.).
25. Разница во времени
Вы договаривались о звонке или о встрече по электронной почте, а собеседник не объявился в назначенное время. Возможно, Вы находитесь в Москве, а Ваш партнер и вовсе из Австралии, тогда следует учитывать разницу во времени. Будьте уверенны, что Вы учли этот факт во избежание негативных последствий.
26. Проверяйте свой календарь
Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, обязательно проверяйте календарные праздники Ваших партнеров. Возможно, Вы находитесь в стране, где Рождество празднуют в январе, а Ваш партнер живет в католической стране. В таком случае было бы не разумно назначать встречу на 24-е декабря, в то время как все Ваши коллеги работают в обычном режиме.
27. Сообщите коллегам о правилах этикета
Следование правилам этикета принесет огромный успех Вашей компании. Но если придерживаться этим правилам будете только Вы, то это отобразиться на ходе Ваших дел негативно. Поэтому проинформируйте своих сотрудников о существующих правилах этикета при общении по электронной почте.
А были ли у Вас случаи, когда Ваш правильный этикет при общении электронными письмами оставил приятное впечатление на получателя? А может у Вас случалось совсем наоборот?